Een belangrijke tool voor employer branding is een employee handbook. Het is één document waar je bedrijfsvisie, -waarden en -cultuur in vervat zit. Handig om nieuwe medewerkers meteen aan boord te krijgen. Maar het is meer dan dat: het is ook een manier om de verhalen van jouw medewerkers te brengen.
Een employee handbook – of gids of handleiding (Engels klinkt gewoon fancy) – is een samenvatting van alle informatie die iedere nieuwe medewerker nodig heeft om goed te kunnen starten. Maar ook voor mensen die al langer actief zijn, is het handig om te kunnen terugvallen op zo’n document. Op die manier past het binnen je bredere employer branding.
Waarom investeren in een employee handbook?
- Het geeft een overzicht van de organisatie: de waarden, de visie, de cultuur. Probeer dat te vatten in een ‘mission statement: een heldere tekst die het doel van de organisatie omschrijft.
- Het dwingt je om na te denken over bovenstaande elementen. Het resultaat van dat denkproces op papier zetten, is vaak een eye opener
- Nieuwe medewerkers krijgen van dag één meteen inzicht in hun collega’s, hun job (zowel inhoudelijk als praktisch) en hun werkgever. Het geeft hen het gevoel meteen de juiste kennis te hebben om aan de slag te gaan, wat hun start meteen ook efficiënter maakt.
- Ook naar potentiële medewerkers is het een interessant communicatiemiddel, net omdat het gebald alle concrete informatie overbrengt. Staat er te veel bedrijfsgevoelige info in? Maak dan een ‘veilige’ versie die je kunt delen.
Wat moet er in een employee handbook staan?
Op zich is daar geen sluitend antwoord op, je bent vrij om de inhoud te bepalen. Al zijn er wel een paar belangrijke elementen die er zeker in horen.
1. De bedrijfsidentiteit
Wie ben je als organisatie? En wat doe je? Het spreekt voor zich dat nieuwe medewerkers daar wel enigszins een beeld van hebben, ze solliciteerden tenslotte om bij jou te komen werken. Maar dat beeld is vaak een momentopname, vastgelegd tijdens enkele gesprekken. Zeker in grotere organisaties is het moeilijk om buiten die ene bepaalde functie te weten wat er nog allemaal gaande is.
Er zijn veel manieren om die identiteit over te brengen. Feitelijk: een overzicht van wat je belangrijkste diensten of producten zijn en hoe het allemaal begon. Maar ook meer verhalend. Bijvoorbeeld door verschillende profielen over hun doorsnee dag te laten vertellen of zelfs klanten aan het woord te laten.
2. Informatie om te starten
Een employee handbook moet ook praktisch zijn. Welke info heb je nodig om je eerste dagen, weken en maanden goed door te komen? Hier sta je stil bij de hr-kant van het verhaal. Je geeft mee wat een nieuwe collega kan verwachten en omgekeerd wat je van hen verwacht.
Dat kan heel erg concreet zijn, door bijvoorbeeld de belangrijkste telefoonnummers en e-mailadressen op te lijsten of uit te leggen hoe het verlofsysteem werkt. Maar het kan ook meer beschouwend zijn: hoe kijkt de organisatie naar een loopbaan? En wat zijn belangrijke waarden doorheen zo’n loopbaan?
3. De mensen
Geef ruimte aan de mensen die al langer bij de organisatie werken in je employee handbook. Want wie kan beter vertellen hoe het eraan toe gaat, dan de mensen die het zelf iedere dag beleven? Het toont ook een menselijke kant van de organisatie. Je profileert je minder afstandelijk en bent met de klap minder ‘abstract’.
